Mengapa Sebagian Besar Formulir PDF Gagal (Dan Cara Membangun yang Tidak)
Masalah mendasar dengan sebagian besar PDF yang dapat diisi adalah orang-orang bingung antara "tampak seperti formulir" dengan "berfungsi sebagai formulir." Mereka membuat tata letak yang indah di Word atau Canva, menambahkan beberapa garis dan kotak, mengekspor ke PDF, dan berasumsi bahwa itu sudah selesai. Lalu mereka terkejut ketika pengguna sebenarnya tidak bisa mengisinya, atau ketika data tidak disimpan dengan benar, atau ketika formulir tidak berfungsi pada perangkat seluler. Sebuah formulir PDF yang benar-benar dapat diisi memerlukan bagian formulir yang sebenarnya—elemen interaktif dengan properti yang spesifik, aturan validasi, dan perilaku. Bagian ini perlu memiliki nama (untuk ekstraksi data), tipe (teks, kotak centang, dropdown, dll.), dan properti (wajib, hanya-baca, dihitung, dll.). Tanpa elemen-elemen tersebut, Anda tidak memiliki formulir. Anda hanya memiliki gambar dari sebuah formulir. Saya belajar hal ini dengan cara yang sulit dengan klien ketiga saya, sebuah firma hukum yang membutuhkan kuesioner perencanaan warisan. Saya telah merancangnya dengan indah di InDesign, mengekspornya ke PDF, dan dengan bangga menyerahkannya. Dua hari kemudian, mitra pengelola menelepon. "Klien kami tidak bisa mengisi ini di iPad mereka," katanya. "Dan ketika mereka mengisinya di desktop, kami tidak bisa mengekstrak data ke sistem manajemen kasus kami." Saya harus membangun ulang seluruh formulir dari awal, kali ini memahami bahwa pembuatan formulir adalah proses dua tahap: desain (membuatnya terlihat benar) dan penerapan bidang (membuatnya berfungsi dengan benar). Kebanyakan orang hanya melakukan tahap pertama. Itulah sebabnya kebanyakan formulir PDF sangat buruk. Metodologi yang saya gunakan sekarang mengikuti urutan tertentu: desain tata letak di alat apa pun yang Anda inginkan, ekspor ke PDF, lalu gunakan editor formulir khusus untuk menambahkan bidang formulir yang tepat. Pemisahan kepentingan ini berarti Anda dapat menggunakan alat terbaik untuk setiap pekerjaan—perangkat lunak desain favorit Anda untuk tata letak, dan perangkat lunak formulir khusus untuk fungsionalitas.Formulir Gigi yang Mengajarkan Segalanya
Setelah memperbaiki formulir penerimaan pasien Dr. Martinez, ia merujuk saya kepada koleganya, Dr. Patel, yang menjalankan praktik kedokteran gigi anak. Dr. Patel menginginkan sesuatu yang lebih ambisius: formulir multi-halaman yang akan menghitung biaya perawatan, memvalidasi informasi asuransi, dan mengarahkan ke bagian yang berbeda berdasarkan usia pasien. "Saya ingin orang tua mengisi ini di ruang tunggu menggunakan iPad," jelasnya. "Dan saya ingin itu secara otomatis menghitung biaya mereka berdasarkan persentase cakupan asuransi mereka." Ini adalah tahun 2019, dan saya belum pernah membangun formulir dengan perhitungan sebelumnya. Saya menghabiskan tiga hari meneliti JavaScript untuk formulir PDF, menguji berbagai pendekatan, dan mengacaukan banyak hal. Terobosan datang ketika saya menyadari bahwa formulir PDF menggunakan sintaks JavaScript yang disederhanakan, dan sebagian besar perhitungan mengikuti pola yang dapat diprediksi. Formulir yang saya bangun memiliki 47 bidang di 4 halaman. Ini termasuk: - Bagian bersyarat yang muncul atau menghilang berdasarkan usia pasien - Perhitungan otomatis biaya perawatan dengan penyesuaian asuransi - Validasi yang mencegah pengiriman jika bidang yang diwajibkan kosong - Sebuah bidang tanda tangan yang menangkap otorisasi orang tua - Bidang tanggal yang otomatis terisi dengan tanggal saat ini Kantor Dr. Patel menggunakan formulir itu selama tiga tahun sebelum meminta pembaruan. Dalam waktu itu, formulir tersebut memproses lebih dari 2.000 pasien baru. Staf meja depan memberi tahu saya bahwa hal itu mempersingkat waktu pemrosesan penerimaan mereka dari 12 menit per pasien menjadi 3 menit. Formulir tersebut secara otomatis menandai pengiriman yang tidak lengkap, menghitung jumlah pembayaran, dan mengekspor data langsung ke perangkat lunak manajemen praktik mereka. Tetapi inilah yang membuatnya berhasil: Saya tidak mencoba membangun semuanya sekaligus. Saya membuat formulir dasar terlebih dahulu, mengujinya dengan pengguna nyata, lalu menambahkan fitur secara bertahap. Bidang perhitungan muncul di versi 2. Logika bersyarat muncul di versi 3. Format ekspor data muncul di versi 4. Pendekatan iteratif ini adalah cara Anda membangun formulir yang benar-benar melayani pengguna Anda alih-alih membuat mereka frustrasi. Anda mulai dengan fungsionalitas inti, memvalidasi bahwa itu berfungsi, lalu menambahkan lapisan kecanggihan.Alat yang Benar-Benar Bekerja (Dan Biayanya)
Saya telah menguji 23 alat pembuatan formulir PDF yang berbeda selama lima tahun terakhir. Kebanyakan terlalu terbatas (tidak bisa menangani perhitungan atau validasi) atau terlalu mahal (mencoba bersaing dengan harga Adobe). Tetapi enam alat telah terbukti dapat diandalkan untuk pembuatan formulir profesional.| Alat | Harga | Paling Baik Untuk | Keterbatasan | Penilaian Saya |
|---|---|---|---|---|
| PDFescape | Gratis / $6/bulan | Formulir sederhana, edit cepat | Tidak ada perhitungan, validasi terbatas | 7/10 |
| Sejda | $7.50/minggu atau $63/tahun | Formulir profesional dengan perhitungan | Kursus belajar yang lebih tinggi | 9/10 |
| PDF-XChange Editor | $54 sekali bayar | Pengguna Windows, formulir kompleks | Hanya Windows, antarmuka yang berantakan | 8/10 |
| Foxit PDF Editor | $79/tahun | Tim, fitur perusahaan | Terlampau untuk proyek sederhana | 8/10 |
| LibreOffice Draw | Gratis | Proyek anggaran, formulir dasar | Alur kerja yang canggung, fitur terbatas | 6/10 |
| JotForm PDF Editor | Gratis / $34/bulan | Formulir online yang diubah menjadi PDF | Memerlukan formulir online terlebih dahulu | 7/10 |
Apa yang Diketahui Desainer Formulir Profesional (Yang Tidak Anda Ketahui)
Ada kesenjangan besar antara "Saya membuat PDF yang dapat diisi" dan "Saya membuat PDF yang dapat diisi yang benar-benar bisa digunakan orang tanpa ingin melempar komputer mereka keluar jendela." Kesenjangan itu dipenuhi dengan puluhan keputusan kecil yang memisahkan formulir amatir dari yang profesional."Formulir terbaik adalah yang terasa seperti membaca pikiran Anda. Ia tahu apa yang Anda coba lakukan, mencegah Anda membuat kesalahan, dan membimbing Anda hingga selesai tanpa membuat Anda merasa bodoh." — Inilah yang dikatakan seorang desainer UX di sebuah perusahaan Fortune 500 kepada saya, dan ini telah menjadi bintang utara saya untuk desain formulir.Desainer formulir profesional terobsesi dengan urutan tab bidang. Ketika pengguna menekan Tab untuk berpindah antara bidang, mereka harus mengalir secara logis melalui formulir—dari atas ke bawah, kiri ke kanan, mengikuti pola bacaan alami. Formulir amatir memiliki urutan tab acak karena penciptanya menambahkan bidang dalam urutan apa pun yang terasa nyaman selama pembuatan. Ini membuat formulir sangat menjengkelkan untuk diisi. Kami juga menetapkan tipe bidang yang tepat untuk setiap input. Sebuah bidang tanggal seharusnya merupakan bidang tanggal, bukan bidang teks di mana pengguna dapat mengetik "kemarin" atau "31 Maret." Sebuah bidang nomor telepon harus memvalidasi format nomor telepon. Sebuah bidang email harus memeriksa simbol @ dan struktur domain yang tepat. Validasi ini mencegah data kotor masuk ke sistem Anda. Pemberian nama bidang adalah keterampilan lain yang tidak terlihat. Formulir profesional menggunakan nama bidang yang konsisten dan deskriptif seperti "patient_first_name" dan "insurance_provider_name" alih-alih "Text1" dan "Text2." Mengapa? Karena ketika Anda mengekspor data formulir ke spreadsheet atau database, nama bidang itu menjadi header kolom Anda. Nama yang baik membuat pemrosesan data menjadi mudah. Nama yang buruk membuatnya menjadi mimpi buruk.
"Saya dapat memberitahu dalam 30 detik apakah sebuah formulir dibangun oleh seseorang yang memahami pemrosesan data atau seseorang yang hanya ingin terlihat bagus. Nama bidang memberi tahu saya segalanya." — Seorang administrator basis data yang memproses ribuan formulir PDF setiap tahun.Kami juga memikirkan tentang pengguna seluler. Lebih dari 60% pengisian formulir sekarang terjadi di perangkat seluler, tetapi sebagian besar formulir PDF dirancang khusus untuk desktop. Formulir profesional menggunakan target sentuh yang lebih besar (minimum 44x44 piksel), menghindari kotak centang kecil, dan menguji pada ponsel dan tablet nyata sebelum dikirim. Teknik profesional yang paling sering diabaikan adalah pengungkapan bertahap—menunjukkan kepada pengguna hanya bidang yang relevan dengan situasi mereka. Jika seseorang memilih "Tidak" untuk "Apakah Anda memiliki asuransi?", formulir harus menyembunyikan semua bidang terkait asuransi. Ini mengurangi beban kognitif dan membuat formulir terasa lebih pendek dan kurang menakutkan.