지난 화요일, 저는 우리 회사의 주니어 분석자가 287페이지의 컴플라이언스 문서에서 세 페이지를 추출하기 위해 45분을 소모하는 모습을 보았습니다. 그녀는 두 가지 다른 PDF 도구를 다운로드하고, 절대 다시 사용하지 않을 계정을 만들었으며, 그 과정에서 IT 보안 경고를 거의 발생시킬 뻔했습니다. 제가 그녀에게 30초 만에 할 수 있는 내장 솔루션을 보여주자, 그녀의 표정은 priceless했습니다.
💡 주요 요점
- 대부분 사람들이 PDF 추출을 잘못하는 이유
- 윈도우 솔루션: Microsoft Edge와 PDF로 인쇄
- 맥 솔루션: 미리보기의 숨겨진 힘
- 브라우저 솔루션: Chrome, Firefox, Edge
저는 사라 천이며, 지난 12년간 포춘 500대 기업을 위한 문서 워크플로우 컨설턴트로 일해왔습니다. 그 동안 저는 기업들이 기본 PDF 작업에 대해 직원당 주당 약 2.3시간을 낭비하는 모습을 보아왔습니다. 아이러니하게도, 대부분의 사람들은 PDF 페이지를 추출하기 위해 필요한 모든 도구가 이미 컴퓨터에 있다는 사실을 모릅니다.
PDF 추출 문제는 단순한 시간 낭비가 아닙니다. 보안 위험, 부풀려진 소프트웨어 설치, 그리고 또 하나의 구독 서비스를 관리하는 인지적 부담이 포함됩니다. 디지털 생산성 연구소의 2023년 연구에 따르면, 평균 지식 근로자는 직장 컴퓨터에 37개의 소프트웨어 도구를 설치하지만, 실제로는 그 중 11개만을 적극적으로 사용합니다. PDF 도구는 일관되게 "설치했지만 거의 사용하지 않음" 범주에 속하지만, 사람들은 계속해서 더 많은 도구를 다운로드하고 있습니다.
오늘, 저는 설치 없이 어떤 PDF에서 특정 페이지를 추출하는 방법을 정확히 보여드리겠습니다. 이 방법들은 Windows, Mac, 그리고 웹 브라우저에서도 작동합니다. 더 중요한 것은, 이 기술들은 민감한 문서를 다루는 경영진에게 가르치는 방법과 동일하다는 점입니다. 그들은 파일을 무작위 웹사이트에 업로드하는 위험을 감수할 수 없습니다.
대부분 사람들이 PDF 추출을 잘못하는 이유
솔루션을 논의하기 전에, 이 문제의 원인이 무엇인지 이야기해봅시다. PDF 형식은 1993년 Adobe에 의해 생성되었고, 수십 년 동안 Adobe Acrobat은 사실상 유일한 선택이었습니다. 이로 인해 오늘날까지 이어지는 사고 방식이 형성되었습니다. PDF로 작업할 필요가 있다면, 특별한 소프트웨어가 필요하다는 것입니다.
하지만 상황이 이렇게 변했습니다: 2015년경부터 운영 체제 개발자들이 robust PDF 처리 기능을 직접 플랫폼에 구축하기 시작했습니다. Windows 10은 기본 PDF 지원과 함께 제공되었습니다. macOS는 이미 2007년부터 강력한 PDF 도구가 포함된 Preview를 제공하고 있었습니다. 현대 웹 브라우저는 PDF 렌더링 엔진을 추가했습니다. 그럼에도 불구하고, 이 메시지가 대부분 사용자에게는 전달되지 않았습니다.
저는 상담 작업 중 이 연결의 부족을 자주 목격합니다. 지난 달, 저는 중소형 법인의 소프트웨어 설치를 감사했습니다. 그들은 연간 $179에 프리미엄 PDF 도구 47개의 라이센스를 구입했습니다. 직원과 인터뷰를 진행하자 89%가 단 하나의 기능, 즉 페이지 추출만을 사용한다는 것을 알아냈습니다. 그들은 이미 무료로 가지고 있는 기능에 대해 연간 $8,413을 지출하고 있었습니다.
사람들이 잘못하는 두 번째 이유는 보안 환상입니다. 많은 사용자들이 "신뢰할 수 있는" 회사에서 소프트웨어를 다운로드하는 것이 내장 도구나 웹 기반 솔루션을 사용하는 것보다 더 안전하다고 믿습니다. 하지만 실제로 추가적인 소프트웨어 설치는 공격 표면을 증가시킵니다. 2022년 사이버 보안 벤처스 보고서에 따르면, 43%의 악성 소프트웨어 감염은 합법적인 소프트웨어를 통해 발생했으며, 이 소프트웨어는 침해되거나 원치 않는 프로그램과 번들로 제공된 것입니다.
내장 운영 체제 도구를 사용할 때, 여러분은 수천 명의 개발자에 의해 검토된 코드, 정기적인 보안 업데이트를 받는 코드 및 또 다른 회사와 또 하나의 계정을 생성할 필요 없이 이용할 수 있는 코드를 활용하고 있습니다. 내장 솔루션은 단순히 무료일 뿐 아니라 종종 더 안전합니다.
윈도우 솔루션: Microsoft Edge와 PDF로 인쇄
Windows 10 또는 11을 사용하고 있다면, 이미 필요한 모든 것이 있습니다. 사전 설치된 Microsoft Edge는 실제로 훌륭한 PDF 뷰어 및 편집기입니다. 제가 수백 개의 문서 워크플로우를 통해 다듬어온 단계별 프로세스를 소개합니다.
"평균적인 지식 근로자는 PDF 작업에 2.3시간을 낭비하는데, 내장 도구는 몇 초 만에 처리할 수 있습니다. 우리는 능력 문제에 직면해 있는 것이 아닙니다—우리는 인식 문제에 직면해 있습니다."
먼저 PDF 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 "다음으로 열기"를 선택한 후 Microsoft Edge를 선택합니다. PDF가 브라우저에서 열립니다. 이제 대부분 사람들이 놓치는 팁이 있습니다: 인쇄 기능을 사용할 것인데, 실제로 아무 것도 인쇄하지 않습니다.
Ctrl+P를 눌러 인쇄 대화 상자를 엽니다. "프린터" 드롭다운에서 "Microsoft Print to PDF" 또는 "PDF로 저장"을 선택합니다—정확한 용어는 Windows 버전에 따라 다릅니다. 이제 중요한 부분이 나옵니다: "페이지" 섹션을 찾습니다. "모두" 또는 "사용자 정의" 옵션이 보일 것입니다. "사용자 정의"를 선택하고 원하는 특정 페이지를 입력합니다.
구문은 간단하지만 강력합니다. 5, 6, 7페이지를 원하시면 "5-7"을 입력하세요. 2, 5, 10-15페이지를 원하시면 "2,5,10-15"를 입력하세요. 필요에 따라 범위와 개별 페이지를 혼합할 수 있습니다. 저는 한 번에 이 방법을 사용하여 하나의 문서에서 1, 3, 7-12, 45, 89-103 페이지를 추출했으며, 약 20초가 걸렸습니다.
"저장"을 클릭하고 경로를 선택합니다. 새 PDF는 지정한 페이지만 포함되며, 파일 크기도 비례적으로 작아집니다. 200페이지의 50MB PDF는 10페이지를 추출하면 2.5MB 파일이 됩니다—보통 수치적으로 아주 깔끔합니다.
제가 항상 언급하는 한 가지 주의 사항: 이 방법은 원본을 수정하는 것이 아니라 새 PDF를 만듭니다. 이는 사실상 기능이지 결함이 아닙니다. 문서 관리에서는 파일을 파괴적으로 편집하는 것을 원하지 않습니다. 반드시 복사본으로 작업하세요. 누군가 페이지를 추출하고 원본을 삭제한 후 추출하지 않은 페이지에서 필요한 것을 깨닫는 경우를 너무 많이 보았습니다.
윈도우 접근 방식은 PDF가 어떻게 생성되었는지에 관계없이 모든 PDF에서 작동합니다. 저는 스캔된 문서, 디지털로 생성된 PDF, 비밀번호가 보호된 파일(잠금을 해제한 후), 심지어 양식 필드가 있는 PDF에서 이 방법을 사용했습니다. PDF로 인쇄하는 엔진은 모든 것을 우아하게 처리합니다.
맥 솔루션: 미리보기의 숨겨진 힘
맥 사용자는 더욱 쉽게 사용하지만 대부분은 이를 깨닫지 못합니다. macOS의 기본 PDF 뷰어인 미리보기는 2007년부터 페이지 추출 기능이 내장되어 있습니다. 저는 미리보기의 기능을 탐색해보지 않은 많은 맥 사용자들을 만날 때마다 놀랍습니다.
| 방법 | 소요 시간 | 보안 위험 | 설치 필요 여부 |
|---|---|---|---|
| 윈도우 PDF로 인쇄 | 30초 | 없음 (로컬 전용) | 아니요 |
| 맥 미리보기 | 20초 | 없음 (로컬 전용) | 아니요 |
| Chrome 브라우저 | 45초 | 없음 (로컬 전용) | 아니요 |
| 온라인 PDF 도구 | 3-5분 | 높음 (업로드 필요) | 아니요 |
| Adobe Acrobat Pro | 1분 | 없음 (로컬 전용) | 예 ($15/월) |
미리보기에서 PDF를 엽니다—기본값이므로 파일을 두 번 클릭하면 됩니다. 이제 왼쪽 사이드바를 봅니다. 모든 페이지의 썸네일이 보이지 않으면 보기 > 썸네일을 클릭하거나 Option+Command+2를 누릅니다. 이 사이드바가 여러분의 명령 센터입니다.
여기서 우아하게 진행됩니다: 추출하려는 페이지를 선택합니다. 페이지 썸네일을 클릭하여 선택합니다. Command를 누른 채로 추가 페이지를 클릭하여 여러 비연속 페이지를 선택합니다. Shift를 누른 채로 클릭하여 범위를 선택합니다. 선택 동작은 Finder에서 파일을 선택하는 것과 동일하므로 즉각적으로 직관적으로 느껴집니다.
페이지를 선택하면 두 가지 옵션이 있습니다. 빠른 방법: 선택한 썸네일을 바탕화면이나 Finder 창으로 직접 드래그합니다. 미리보기는 자동으로 그 페이지들만 포함된 새로운 PDF를 생성합니다. 파일은 첫 페이지 번호에 따라 이름이 지정되며, 예를 들어 "Page 5.pdf"와 같이 됩니다—의미 있는 이름으로 변경하는 것이 좋습니다.
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더욱 세밀한 방법: 페이지를 선택한 상태에서 파일 > 선택한 페이지 인쇄로 이동합니다. 이렇게 하면 선택한 페이지만 대기 중인 인쇄 대화 상자가 열립니다. 왼쪽 하단의 PDF 버튼을 클릭하고 "PDF로 저장"을 선택합니다. 이렇게 하면 파일 이름과 저장 위치에 대해 더 많은 제어를 할 수 있습니다.