Ba năm trước, tôi đã chứng kiến một giám đốc điều hành cấp cao tại một công ty Fortune 500 vật lộn trong mười lăm phút để cố gắng đọc một báo cáo hàng quý trên trình đọc màn hình của mình. PDF đã được thiết kế bởi đội ngũ thiết kế của chúng tôi—kiểu chữ đẹp, gradient màu hoàn hảo, đồ họa thông tin tuyệt đẹp. Nhưng đối với Mark, người đã mất thị lực trong một vụ tai nạn ô tô hai năm trước đó, nó hoàn toàn không thể sử dụng được. Trình đọc màn hình nhảy lung tung giữa các cột, bỏ qua toàn bộ phần và đọc dữ liệu biểu đồ như một mớ ngôn từ vô nghĩa. Khoảnh khắc đó đã thay đổi cách tôi tiếp cận mỗi PDF mà tôi tạo ra.
💡 Những Điều Cần Lưu ý
- Hiểu biết về Các Nguyên tắc Cơ bản về Tiếp cận PDF
- Bắt đầu với Tài liệu Nguồn Có thể Truy cập
- Tạo PDF Có Nhãn: Quy trình Kỹ thuật
- Khắc phục PDF hiện có
Tôi là Sarah Chen, và tôi đã dành mười hai năm qua làm tư vấn về tiếp cận kỹ thuật số, làm việc với các tổ chức từ những tổ chức phi lợi nhuận nhỏ đến các cơ quan chính phủ. Tôi đã kiểm tra hơn 3.000 PDF, đào tạo hàng trăm người tạo nội dung, và chứng kiến trực tiếp cách mà những tài liệu không thể truy cập tạo ra những rào cản thực sự cho hàng triệu người. Theo Tổ chức Y tế Thế giới, khoảng 2,2 tỷ người trên toàn thế giới có một số dạng suy giảm thị lực. Khi chúng ta tạo ra các PDF không thể truy cập, chúng ta có thể đang loại trừ một dân số lớn hơn toàn bộ lục địa Châu Phi khỏi việc tiếp cận thông tin quan trọng.
Cảnh quan pháp lý cũng đã thay đổi đáng kể. Chỉ riêng trong năm 2023, đã có hơn 4.000 vụ kiện về tiếp cận kỹ thuật số được nộp tại Hoa Kỳ, với khả năng truy cập PDF là một khiếu nại chính trong khoảng 40% các trường hợp. Số tiền dàn xếp trung bình dao động từ 10.000 đến 75.000 đô la, chưa tính phí pháp lý và chi phí khắc phục. Nhưng ngoài tuân thủ và rủi ro pháp lý, có một lý do kinh doanh thuyết phục: các PDF có thể truy cập cải thiện khả năng sử dụng cho mọi người, tăng hiệu suất SEO và mở rộng đối tượng tiềm năng của bạn lên khoảng 15-20%.
Hiểu biết về Các Nguyên tắc Cơ bản về Tiếp cận PDF
Trước khi đi vào chi tiết kỹ thuật, hãy xác định xem tiếp cận PDF thực sự có nghĩa là gì. Một PDF có thể truy cập là một tài liệu có thể được đọc và điều hướng bởi những người sử dụng công nghệ hỗ trợ—trình đọc màn hình, kính lúp màn hình, thiết bị đầu vào thay thế, và nhiều hơn thế. Nó cũng là một tài liệu hoạt động tốt cho những người có khuyết tật nhận thức, những người sử dụng thiết bị di động, và bất kỳ ai trong điều kiện xem khó khăn.
Cơ sở của tiếp cận PDF dựa trên ba nguyên tắc cốt lõi: cấu trúc, văn bản thay thế, và thứ tự đọc. Cấu trúc có nghĩa là sử dụng các thứ bậc tiêu đề thích hợp, danh sách, và các thẻ ngữ nghĩa để công nghệ hỗ trợ hiểu cách tổ chức của tài liệu. Văn bản thay thế cung cấp mô tả văn bản cho hình ảnh, biểu đồ, và các yếu tố trực quan khác. Thứ tự đọc đảm bảo rằng nội dung chảy một cách hợp lý khi được đọc to hoặc được điều hướng liên tiếp.
Dưới đây là điều mà nhiều người không nhận ra: một PDF không chỉ là một mảnh giấy kỹ thuật số. Ở dưới hood, nó là một định dạng tệp phức tạp có thể chứa thông tin cấu trúc tương tự như HTML. Một PDF được gán thẻ đúng cách bao gồm siêu dữ liệu mô tả từng phần tử—tiêu đề, đoạn văn, danh sách, bảng, hình ảnh, và nhiều hơn thế. Khi bạn tạo một PDF không có thẻ, bạn đang tạo ra một tập hợp các văn bản và hình ảnh không có nghĩa ngữ nghĩa, buộc công nghệ hỗ trợ phải đoán về cấu trúc.
Tôi đã thấy các tổ chức chi hàng nghìn đô la để khắc phục các PDF mà lẽ ra đã có thể được tạo ra một cách truy cập ngay từ đầu chỉ với một vài phút làm việc thêm. Chìa khóa là hiểu rằng tính truy cập không phải là một tính năng bạn thêm vào ở cuối—đó là một khía cạnh cơ bản của việc tạo tài liệu cần phải được tích hợp ngay từ đầu. Hãy nghĩ về nó như xây dựng một ngôi nhà: bạn không thể thêm móng sau khi đã xây dựng tường.
Tiêu chuẩn PDF/UA (Tính Truy cập Toàn cầu), ISO 14289-1, cung cấp thông số kỹ thuật cho các PDF có thể truy cập. Mặc dù tiêu chuẩn này khá toàn diện và có phần kỹ thuật, nhưng các yêu cầu cơ bản thì rất đơn giản: tất cả nội dung phải được gán thẻ, tất cả hình ảnh phải có văn bản thay thế, thứ tự đọc phải hợp lý, và tài liệu phải bao gồm siêu dữ liệu thích hợp. Đáp ứng những yêu cầu này không chỉ giúp những người khuyết tật—mà còn tạo ra tài liệu tốt hơn cho mọi người.
Bắt đầu với Tài liệu Nguồn Có thể Truy cập
Quyết định quan trọng nhất mà bạn sẽ đưa ra cho tiếp cận PDF xảy ra trước khi bạn tạo PDF: chọn và sử dụng ứng dụng nguồn của bạn đúng cách. Tôi đã khắc phục vô số PDF mà hầu như không thể sửa chữa được vì chúng bắt đầu từ các tài liệu nguồn không thể truy cập. Dù bạn đang sử dụng Microsoft Word, Adobe InDesign, Google Docs, hay một ứng dụng khác, khả năng truy cập của PDF cuối cùng của bạn phần lớn được xác định bởi cách bạn cấu trúc tài liệu nguồn của mình.
"Khi chúng ta tạo ra các PDF không thể truy cập, chúng ta không chỉ vi phạm các tiêu chuẩn tuân thủ—chúng ta đang loại trừ 2,2 tỷ người khỏi thông tin có thể quan trọng cho cuộc sống, sự nghiệp, hoặc phúc lợi của họ."
Tại Microsoft Word, mà tôi ước tính được sử dụng để tạo khoảng 60% tất cả các PDF, phong cách tiêu đề thích hợp là vô cùng quan trọng. Đừng chỉ làm cho văn bản lớn hơn và đậm để tạo ra một tiêu đề—sử dụng các phong cách Tiêu đề 1, Tiêu đề 2, và Tiêu đề 3 có sẵn. Những phong cách này tạo ra cấu trúc ngữ nghĩa mà được chuyển giao sang PDF của bạn. Tôi đã thấy các báo cáo 50 trang mà mọi tiêu đề đều được định dạng thủ công, dẫn đến các PDF mà người sử dụng trình đọc màn hình không thể điều hướng theo tiêu đề—một trong những phương pháp điều hướng thường gặp và hiệu quả nhất.
Các danh sách là một lĩnh vực khác mà tôi thường thấy những sai lầm. Khi bạn gõ "1." hoặc "-" để tạo danh sách, bạn đang tạo ra định dạng hình ảnh, không phải cấu trúc ngữ nghĩa. Thay vào đó, hãy sử dụng các công cụ danh sách có sẵn của Word. Nguyên tắc tương tự áp dụng cho bảng: hãy sử dụng chức năng Chèn Bảng thay vì tạo các bố cục giống như bảng bằng tab hoặc khoảng trắng. Một bảng được cấu trúc đúng cách trong Word sẽ xuất khẩu sang PDF với các thẻ bảng đúng, cho phép người sử dụng trình đọc màn hình điều hướng theo hàng và cột và hiểu mối quan hệ giữa các dữ liệu.
Đối với hình ảnh, hãy thêm văn bản thay thế trong tài liệu nguồn của bạn. Trong Word, nhấp chuột phải vào một hình ảnh, chọn "Chỉnh sửa Văn bản Thay thế," và viết một mô tả ngắn gọn. Nếu hình ảnh chỉ là trang trí, hãy đánh dấu nó là trang trí để các trình đọc màn hình sẽ bỏ qua. Tôi khuyên bạn nên giữ văn bản thay thế dưới 150 ký tự khi có thể—ngắn gọn nhưng mô tả. Đối với những hình ảnh phức tạp như biểu đồ hoặc sơ đồ, hãy xem xét việc thêm một mô tả dài hơn trong văn bản xung quanh hoặc trong một phụ lục.
Adobe InDesign yêu cầu một cách tiếp cận khác nhưng vẫn áp dụng các nguyên tắc giống nhau. Sử dụng các kiểu đoạn và ký tự một cách nhất quán, tạo ra các thứ bậc tiêu đề đúng cách, và gán thẻ cho các đối tượng thích hợp. Bảng điều khiển Các Bài viết của InDesign cho phép bạn kiểm soát thứ tự đọc trước khi xuất, điều này rất quan trọng cho các bố cục phức tạp. Tôi đã làm việc trên các PDF kiểu tạp chí mà bố cục trực quan rất ấn tượng nhưng thứ tự đọc hoàn toàn bị xáo trộn vì nhà thiết kế không sử dụng bảng điều khiển Bài viết. Kết quả: các trình đọc màn hình nhảy lung tung giữa các cột và bảng bên, khiến nội dung trở nên khó hiểu.
Tạo PDF Có Nhãn: Quy trình Kỹ thuật
Ngay khi tài liệu nguồn của bạn được cấu trúc đúng cách, bước tiếp theo là tạo một PDF có nhãn. Các thẻ là các phần tử cấu trúc vô hình làm cho PDF trở nên có thể truy cập. Chúng tương tự như các thẻ HTML—chúng mô tả từng phần nội dung là gì và nó liên quan như thế nào đến các nội dung khác. Nếu không có thẻ, một PDF chỉ là một hình ảnh trực quan mà không có nghĩa ngữ nghĩa.
| Phương pháp Tạo PDF | Mức độ Có thể Truy cập | Tốt nhất cho | Nỗ lực Khắc phục |
|---|---|---|---|
| PDF Có thể Truy cập gốc (Word/InDesign) | Cao | Các tài liệu có cấu trúc đúng từ nguồn | Tối thiểu |
| Tài liệu Quét (Dựa trên Hình ảnh) | Không có | Chỉ lưu trữ (không khuyến nghị cho phân phối) | Khá nhiều (OCR + gán thẻ đầy đủ) |
| PDF Tự động gán thẻ (Acrobat Pro) | Trung bình | Các tài liệu đơn giản với cấu trúc cơ bản | Vừa phải (đòi hỏi xem xét thủ công) |
| PDF Gán thẻ Thủ công | Rất Cao | Bố cục phức tạp, biểu mẫu, yếu tố tương tác | Công sức ban đầu cao, bảo trì tối thiểu |
| Thay thế HTML | Cao nhất | Nội dung ưu tiên web, thông tin động | Không có (nếu được xây dựng có thể truy cập) |
Từ Microsoft Word, quy trình khá đơn giản nhưng yêu cầu các thiết lập cụ thể. Khi bạn chọn "Lưu Như" hoặc "Xuất" sang PDF, bạn phải kiểm tra tùy chọn "Gán thẻ cấu trúc tài liệu cho khả năng truy cập." Trong Word 2016 và các phiên bản sau, tùy chọn này thường được bật theo mặc định, nhưng tôi luôn xác minh điều đó vì tôi đã thấy quá nhiều trường hợp mà nó bị vô tình tắt. Một ô kiểm này là sự khác biệt giữa một PDF có nhãn và một PDF không có nhãn.
Tuy nhiên, việc gán thẻ tự động của Word không hoàn hảo. Theo kinh nghiệm của tôi, Word gán thẻ đúng khoảng 85-90% nội dung khi tài liệu nguồn được cấu trúc tốt. Phần còn lại 10-15% thường cần khắc phục thủ công trong Adobe Acrobat Pro hoặc công cụ chỉnh sửa PDF khác. Các vấn đề phổ biến bao gồm cấp độ tiêu đề không chính xác, danh sách gán thẻ không đúng, và bảng cần điều chỉnh thủ công. Đó là lý do tại sao tôi luôn khuyến cáo việc kiểm tra PDF sau khi tạo, ngay cả khi bắt đầu từ các tài liệu nguồn có thể truy cập.
Adobe InDesign cung cấp nhiều kiểm soát hơn nhưng yêu cầu nhiều chuyên môn hơn. Khi xuất sang PDF, bạn cần phải bật "Tạo PDF có nhãn" trong hộp thoại xuất. Việc gán thẻ của InDesign thường...