Tôi sẽ không bao giờ quên ngày mà một người dùng mù gọi đến đường dây hỗ trợ khách hàng của chúng tôi, thất vọng đến rơi nước mắt vì cô ấy không thể truy cập vào báo cáo tài chính hàng quý mà nhà tuyển dụng của cô ấy đã gửi dưới dạng PDF. Cô ấy là một nhà phân tích cao cấp với mười lăm năm kinh nghiệm, nhưng tài liệu không thể truy cập của chúng tôi đã làm cho chuyên môn của cô ấy trở nên vô dụng. Cuộc gọi đó đã thay đổi mọi thứ về cách tôi tiếp cận việc tạo tài liệu.
💡 Những Điều Quan Trọng
- Hiểu Về Cách Mà Các Trình Đọc Màn Hình Tương Tác Với PDFs
- Nền Tảng: Tạo Ra Các Tài Liệu Nguồn Có Thể Truy Cập Được
- Gán Nhãn và Cấu Trúc: Xương Tủy Kỹ Thuật
- Biểu Mẫu và Các Phần Tương Tác: Những Xem Xét Đặc Biệt
Tôi là Sarah Chen, và tôi đã dành mười hai năm qua với vai trò là một tư vấn viên truy cập số, làm việc với các công ty Fortune 500 và các cơ quan chính phủ để làm cho tài liệu của họ có thể truy cập được cho tất cả mọi người. Trong thời gian đó, tôi đã kiểm tra hơn 8.000 PDFs và đào tạo hơn 2.000 nhà sáng tạo nội dung. Những gì tôi đã học được là khả năng truy cập PDF không chỉ đơn thuần là một ô để kiểm tra tính tuân thủ—đó là về việc tôn trọng 2,2 tỷ người trên toàn thế giới sống với khiếm thị và đảm bảo họ có quyền truy cập bình đẳng vào thông tin.
Các thống kê là rất nghiêm túc: theo khảo sát năm 2023 của WebAIM, 98,1% trang chủ có những lỗi phát hiện được theo tiêu chuẩn WCAG 2, và PDFs nằm trong số những kẻ vi phạm tồi tệ nhất. Thế nhưng PDFs vẫn là định dạng chủ yếu để chia sẻ tài liệu chính thức, báo cáo, biểu mẫu và ấn phẩm. Điều này tạo ra một khoảng cách khả năng truy cập lớn ảnh hưởng đến hàng triệu người dùng hàng ngày. Tin tốt là gì? Với kiến thức và công cụ thích hợp như pdf0.ai, việc tạo ra các PDFs thân thiện với trình đọc màn hình hoàn toàn khả thi.
Hiểu Về Cách Mà Các Trình Đọc Màn Hình Tương Tác Với PDFs
Trước khi chúng ta đi vào chi tiết kỹ thuật, điều quan trọng là phải hiểu những gì xảy ra khi một trình đọc màn hình gặp một PDF. Không giống như các trang web được xây dựng với HTML ngữ nghĩa từ đầu, PDFs về cơ bản là giấy kỹ thuật số—chúng ưu tiên trình bày hình ảnh hơn là cấu trúc. Khi bạn tạo một PDF mà không nghĩ đến khả năng truy cập, bạn về cơ bản đang trao cho người dùng trình đọc màn hình một bức ảnh của văn bản thay vì nội dung có thể đọc được thực sự.
Các trình đọc màn hình như JAWS, NVDA và VoiceOver phụ thuộc vào cấu trúc cơ bản của tài liệu để điều hướng và trình bày nội dung. Chúng tìm kiếm các thẻ xác định tiêu đề, đoạn văn, danh sách, bảng và các yếu tố khác. Không có các thẻ này, một trình đọc màn hình có thể đọc nội dung theo thứ tự sai, bỏ qua thông tin quan trọng hoàn toàn, hoặc trình bày một mớ bòng bong không có ý nghĩa logic.
Tôi đã từng kiểm tra một báo cáo hàng năm 47 trang mà trình đọc màn hình đã nhảy từ trang 1 đến trang 23, rồi quay lại trang 5, bởi vì PDF đã được tạo ra bằng cách quét các trang in. Thứ tự đọc được xác định bởi vị trí của các hộp văn bản trên mỗi trang chứ không phải là dòng chảy tài liệu hợp lý. Đối với một người dùng có thị lực, tài liệu trông hoàn hảo. Đối với một người dùng mù, nó hoàn toàn không thể sử dụng được.
Các trình đọc màn hình hiện đại có thể xử lý các PDF được cấu trúc tốt một cách đáng kể. Chúng có thể công bố mức độ tiêu đề, cho phép người dùng điều hướng bằng cách nhảy giữa các phần. Chúng có thể xác định các danh sách và đọc chúng với các khoảng dừng thích hợp. Chúng thậm chí có thể xử lý các bảng phức tạp nếu được gán nhãn đúng cách. Nhưng tất cả các chức năng này phụ thuộc vào việc người tạo PDF thực hiện phần của họ để nhúng các thông tin cấu trúc cần thiết.
Tiêu chuẩn PDF/UA (Khả Năng Truy Cập Toàn Cầu), được xuất bản dưới dạng ISO 14289, cung cấp các thông số kỹ thuật cho PDFs có thể truy cập được. Nó yêu cầu rằng tất cả nội dung phải được gán nhãn, rằng thứ tự đọc phải hợp lý, rằng văn bản thay thế phải được cung cấp cho hình ảnh, và rằng tài liệu phải bao gồm siêu dữ liệu mô tả cấu trúc của nó. Khi bạn sử dụng các công cụ như pdf0.ai để xử lý tài liệu của mình, bạn đang đảm bảo tuân thủ những tiêu chuẩn này một cách tự động.
Nền Tảng: Tạo Ra Các Tài Liệu Nguồn Có Thể Truy Cập Được
Nguyên tắc quan trọng nhất mà tôi dạy trong các buổi hội thảo của mình là: khả năng truy cập bắt đầu từ nguồn. Nếu bạn tạo ra một tài liệu Word có khả năng truy cập, bài thuyết trình PowerPoint, hoặc một tệp InDesign, việc chuyển đổi nó thành một PDF có thể truy cập sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Cố gắng sửa chữa một PDF không thể truy cập sau khi nó đã được tạo ra giống như cố gắng thêm một nền móng cho một ngôi nhà đã xây xong—về lý thuyết là có thể, nhưng đau đớn và tốn kém.
"Khả năng truy cập PDF không chỉ đơn thuần là một ô để kiểm tra tính tuân thủ—đó là về việc tôn trọng 2,2 tỷ người trên toàn thế giới sống với khiếm thị và đảm bảo họ có quyền truy cập bình đẳng vào thông tin."
Trong Microsoft Word, điều này có nghĩa là sử dụng các kiểu tiêu đề tích hợp thay vì chỉ làm cho văn bản lớn hơn và in đậm. Tôi đã thấy vô số tài liệu mà ai đó đã định dạng văn bản thủ công để trông giống như một tiêu đề mà không sử dụng các kiểu Heading 1, Heading 2 hoặc Heading 3 thực tế. Đối với một độc giả có thị lực, chúng trông giống nhau. Đối với một trình đọc màn hình, một cái cung cấp cấu trúc điều hướng trong khi cái kia chỉ là văn bản bình thường mà tình cờ lớn.
Các danh sách là một cạm bẫy phổ biến khác. Khi bạn gõ tay số hoặc dấu đầu dòng ở đầu các dòng, bạn đang tạo ra các danh sách hình ảnh mà trình đọc màn hình không thể nhận diện. Thay vào đó, hãy sử dụng định dạng danh sách tích hợp của Word. Nguyên tắc tương tự áp dụng cho các bảng—sử dụng chức năng Chèn Bảng thay vì tạo ra các bố cục giống như bảng bằng cách sử dụng tab và khoảng trống. Các bảng thực cho phép trình đọc màn hình công bố tiêu đề hàng và cột, giúp người dùng hiểu mối quan hệ giữa các điểm dữ liệu.
Độ tương phản màu cũng quan trọng ngay cả trong PDFs. Tiêu chuẩn WCAG 2.1 yêu cầu tỷ lệ tương phản ít nhất là 4.5:1 cho văn bản bình thường và 3:1 cho văn bản lớn. Tôi sử dụng các công cụ như Colour Contrast Analyser để kiểm tra mọi sự kết hợp màu sắc trong tài liệu của mình. Tôi đã làm việc với một đội ngũ marketing mà thích sử dụng văn bản xám nhạt trên nền trắng—nó trông đẹp và hiện đại, nhưng hầu như không thể nhìn thấy đối với người dùng có thị lực kém hoặc mù màu.
Văn bản thay thế cho hình ảnh là điều không thể thương lượng. Mỗi hình ảnh có ý nghĩa cần một mô tả văn bản truyền tải thông tin giống như người dùng có thị lực nhận được. Hình ảnh trang trí nên được đánh dấu như vậy để trình đọc màn hình bỏ qua chúng. Tôi khuyên bạn nên giữ văn bản thay thế dưới 150 ký tự nếu có thể và đưa mô tả dài hơn vào nội dung tài liệu hoặc chú thích. Đối với các sơ đồ hoặc biểu đồ phức tạp, hãy xem xét việc cung cấp một bảng dữ liệu dạng văn bản nữa.
Gán Nhãn và Cấu Trúc: Xương Tủy Kỹ Thuật
Các thẻ PDF là cấu trúc vô hình mang đến sự cấu trúc cho tài liệu của bạn. Hãy xem chúng như là HTML ngữ nghĩa của thế giới PDF. Cũng như một nhà phát triển web sử dụng các thẻ h1, p, ul và table để cấu trúc một trang web, những người tạo PDF cần đảm bảo tài liệu của họ chứa các thẻ cấu trúc tương đương.
| Trình Đọc Màn Hình | Nền Tảng | Hỗ Trợ PDF | Các Tính Năng Chính |
|---|---|---|---|
| JAWS | Windows | Xuất Sắc | Điều hướng PDF nâng cao, điền biểu mẫu, đọc bảng |
| NVDA | Windows | Tốt | Miễn phí, mã nguồn mở, hỗ trợ PDFs có gán nhãn |
| VoiceOver | macOS/iOS | Tốt | Tích hợp sẵn, điều khiển bằng cử chỉ |
| TalkBack | Android | Giới hạn | Đọc PDF cơ bản, yêu cầu cấu trúc có thể truy cập |
Các thẻ phổ biến nhất mà bạn sẽ gặp bao gồm Tài Liệu (container gốc), Phần (các phân chia chính), Sect (các phần), H1-H6 (tiêu đề), P (đoạn văn), L (danh sách), LI (các mục trong danh sách), Bảng, TR (hàng bảng), TH (tiêu đề bảng), và TD (ô dữ liệu bảng). Còn rất nhiều thẻ khác cho các nội dung chuyên biệt như biểu mẫu, chú thích, và công thức toán học.
Khi tôi kiểm tra các PDF, tôi sử dụng bảng Thẻ của Adobe Acrobat Pro để xem xét cấu trúc tài liệu. Một tài liệu được gán thẻ tốt trông như một cây phân cấp, với mỗi phần nội dung lồng vào nhau một cách hợp lý. Một tài liệu không có thẻ sẽ không có thẻ nào hoặc chỉ hiển thị một danh sách phẳng của nội dung mà không có cấu trúc có ý nghĩa. Sự khác biệt trong trải nghiệm người dùng là rất lớn.
Thứ tự đọc liên quan chặt chẽ đến việc gán nhãn nhưng xứng đáng được chú ý đặc biệt. Thứ tự đọc xác định thứ tự mà một trình đọc màn hình trình bày nội dung. Trong một tài liệu đơn giản có một cột, điều này rất dễ dàng. Nhưng trong các bố cục phức tạp với thanh bên, hộp chú thích và văn bản nhiều cột, bố cục hình ảnh và thứ tự đọc hợp lý có thể khác biệt rất lớn.
Tôi đã từng làm việc trên một PDF kiểu tạp chí với bố cục ba cột. Thiết kế hình ảnh rất đẹp, nhưng thứ tự đọc khiến trình đọc màn hình đọc dòng đầu tiên của cột một, sau đó là dòng đầu tiên của cột hai, rồi dòng đầu tiên của cột ba, trước khi chuyển sang dòng thứ hai của cột một. Kết quả là không thể hiểu. Chúng tôi đã phải sắp xếp lại từng phần nội dung theo một luồng hợp lý từ trên xuống dưới, từ trái sang phải.
Đây là nơi các công cụ tự động như pdf0.ai trở nên vô giá. Chúng có thể phân tích cấu trúc tài liệu, xác định thứ tự đọc hợp lý và tự động áp dụng các thẻ thích hợp. Trong khi việc sửa chữa thủ công một tài liệu phức tạp 100 trang có thể mất từ 20 đến 30 giờ, các công cụ tự động có thể xử lý hầu hết công việc trong vài phút, chỉ còn lại những trường hợp biên cho người xem xét.
Biểu Mẫu và Các Phần Tương Tác: Những Xem Xét Đặc Biệt
Các biểu mẫu PDF mang lại những vấn đề đặc biệt