三年前，我看到一家财富500强公司的高管费了十五分钟的时间，试图用屏幕阅读器读取他的季度报告。这个PDF文件是由我们的设计团队创建的——美丽的排版，完美的色彩渐变，令人惊叹的信息图表。但是，对于两年前在车祸中失去视力的马克来说，这份报告完全无法使用。屏幕阅读器在列之间无序跳动，跳过整段内容，甚至把图表数据读成了语无伦次。那一刻改变了我对所有创建的PDF的处理方式。
💡 关键要点
- 理解PDF可访问性的基本原则
- 从可访问的源文档开始
- 创建带标签的PDF：技术流程
- 修复现有PDF
我是陈莎莎，过去十二年间我一直担任数字可访问性顾问，与从小型非营利组织到政府机构的各类组织合作。我审核了超过3000个PDF，培训了数百名内容创作者，并亲眼目睹了不便获取的文档如何为数百万的人创造真正的障碍。根据世界卫生组织的数据，全世界约有22亿人存在某种形式的视觉障碍。当我们创建不便获取的PDF时，我们可能正在将一个比整个非洲大陆还要庞大的人口排除在关键信息之外。
法律环境也发生了戏剧性的变化。仅在2023年，美国就提起了超过4000起数字可访问性诉讼，其中PDF可访问性约占40%的主要投诉。平均和解金额在1万美元到7.5万美元之间，还不包括法律费用和修复成本。但除了合规和法律风险之外，仍有一个引人注目的商业案例：可访问的PDF提高了所有人的可用性，增强了搜索引擎优化效果，并预计将受众扩大15%到20%。
理解PDF可访问性的基本原则
在深入技术细节之前，让我们确立一下PDF可访问性实际意味着什么。可访问的PDF是可以被使用辅助技术的人读取和导航的文档——屏幕阅读器、屏幕放大器、替代输入设备等等。它也是一种适合有认知障碍的人、使用移动设备的人以及在困难阅读环境中任何人的文档。
PDF可访问性的基础建立在三个核心原则之上：结构、替代文本和阅读顺序。结构是指使用适当的标题层次、列表和语义标签，以便辅助技术理解文档的组织。替代文本为图像、图表和其他视觉元素提供文字描述。阅读顺序确保内容在朗读或顺序导航时逻辑流畅。
许多人没有意识到的是：PDF不仅仅是一个数字纸张。从内部来看，它是一种复杂的文件格式，可以包含与HTML类似的结构信息。一个正确标记的PDF包含描述每个元素的元数据——标题、段落、列表、表格、图形等等。当你创建一个未经标记的PDF时，你实际上是在创建一个没有语义意义的文本和图像的集合，迫使辅助技术猜测结构。
我见过组织花费数千美元修复本可以从一开始就可访问创建的PDF，只需多花几分钟的时间。关键在于理解可访问性并不是在最后添加的一个功能——它是文档创建的一个基本方面，必须从一开始就融入进去。可以将其视为建造房屋：在墙壁竖立后，你无法再添加基础。
PDF/UA（通用可访问性）标准，ISO 14289-1，为可访问PDF提供了技术规范。尽管该标准内容全面且技术性较强，但基本要求却很简单：所有内容必须被标记，所有图像必须有替代文本，阅读顺序必须是合理的，文档必须包含适当的元数据。满足这些要求不仅有助于残疾人，也为每个人创建了更好的文档。
从可访问的源文档开始
你为PDF可访问性所做的单一最重要的决定发生在你创建PDF之前：选择和正确使用你的源应用程序。我修复过无数个几乎无法修复的PDF，因为它们来自不可访问的源文档。无论你使用的是Microsoft Word、Adobe InDesign、Google Docs还是其他应用程序，最终PDF的可访问性在很大程度上取决于你如何构建源文档。
"当我们创建不便获取的PDF时，我们不仅未能满足合规标准——我们正在主动排除22亿人获取可能对他们的生活、职业或福祉至关重要的信息."
在Microsoft Word中，我估计约有60%的PDF是用这个软件创建的，正确的标题样式至关重要。不要仅仅通过放大和加粗文字来创建标题——使用内置的标题1、标题2和标题3样式。这些样式创建了可以传递到PDF的语义结构。我见过有50页的报告，所有标题都是手动格式化的，导致PDF中屏幕阅读器用户无法通过标题导航——这是最常见和高效的导航方法之一。
列表是我看到的另一个常见错误的领域。当你输入"1."或"-"来创建列表时，你正创建视觉格式，而不是语义结构。使用Word的内置列表工具。相同的原则适用于表格：使用插入表格功能，而不要使用制表符或空格创建类似表的布局。Word中的正确结构表将以正确的表格标签导出到PDF，允许屏幕阅读器用户按行和列导航并理解数据之间的关系。
对于图像，在你的源文档中添加替代文本。在Word中，右键单击图像，选择“编辑替代文本”，并写下简洁的描述。如果图像仅仅是装饰性的，请标记为装饰性，以便屏幕阅读器跳过它。我建议在可能的情况下保持替代文本在150个字符以内——简洁但具有描述性。对于复杂的图像，如图表或示意图，可以考虑在周围的文本或附录中添加更长的描述。
Adobe InDesign需要不同的方法，但相同的原则适用。始终如一地使用段落和字符样式，创建正确的标题层次，并适当标记对象。在Design的文章面板中，您可以在导出之前控制阅读顺序，这对于复杂布局至关重要。我曾参与过杂志风格的PDF项目，视觉布局惊艳，但由于设计者没有使用文章面板，导致阅读顺序完全混乱。结果是，屏幕阅读器在列和侧边栏之间随机跳转，使内容变得难以理解。
创建带标签的PDF：技术流程
一旦你的源文档结构正确，下一步就是创建带标签的PDF。标签是使PDF可访问的不可见结构元素。它们类似于HTML标签——描述每个内容块的性质及其与其他内容的关系。没有标签，PDF仅仅是没有语义意义的视觉表现。
| PDF创建方法 | 可访问性级别 | 最佳适用情况 | 修复工作量 |
|---|---|---|---|
| 本地可访问PDF（Word/InDesign） | 高 | 源文档结构正确的文档 | 最小 |
| 扫描文档（基于图像） | 无 | 仅供存档（不推荐分发） | 大量（OCR + 完整标记） |
| 自动标记PDF（Acrobat Pro） | 中 | 具有基本结构的简单文档 | 适中（需要手动审核） |
| 手动标记PDF | 非常高 | 复杂布局、表单、互动元素 | 高初始工作量，最小维护 |
| HTML替代 | 最高 | 优先考虑网络内容，动态信息 | 无（若可访问构建） |
从Microsoft Word开始，过程相对简单但需要特定设置。当你选择“另存为”或“导出”为PDF时，必须勾选“出于可访问性的文档结构标签”选项。在Word 2016及以后的版本中，这个选项通常默认启用，但我总是进行验证，因我见过太多情况下该选项意外被禁用。这个单一的复选框是带标签PDF和未标记PDF之间的区别。
然而，Word的自动标记并不完美。根据我的经验，在源文档结构良好的情况下，Word大约能正确标记85%-90%的内容。剩下的10%-15%通常需要在Adobe Acrobat Pro或其他PDF编辑工具中进行手动修复。常见问题包括标题级别错误、列表标记不当以及需要手动调整的表格。这就是为什么我始终建议在创建后审核PDF，即使是从可访问的源文档开始。
Adobe InDesign提供了更多控制，但需要更多专业知识。在导出为PDF时，你需要在导出对话框中启用“创建带标签的PDF”。InDesign的标记一般